5 راهکار برتر مدیریت اسناد با هوش مصنوعی

در عصر دیجیتال پر سرعت، کسب‌وکارها دائماً به دنبال راه‌حل‌های نوآورانه برای ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت اسناد خود هستند. همانطور که کاربردهای هوش مصنوعی (AI) به تغییر جنبه‌های مختلف کار مدرن ادامه می‌دهد، سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی به عنوان تغییر دهنده بازی ظاهر شده‌اند و کارایی، دقت و امنیت بی نظیری را ارائه می‌دهند. این ابزارها از قدرت یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و اتوماسیون هوشمند برای ساده سازی ایجاد، ذخیره و بازیابی اسناد تجاری مهم استفاده می‌کنند.

از طبقه‌بندی و استخراج اسناد هوشمند گرفته تا ادغام یکپارچه با گردش‌های کاری موجود، این بهترین ابزارهای مدیریت اسناد هوش مصنوعی طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهند که برای رفع نیازهای مختلف کسب‌وکار طراحی شده‌اند. در این مقاله، بهترین راه حل‌های مدیریت اسناد هوش مصنوعی را بررسی خواهیم کرد که نحوه مدیریت دارایی‌های دیجیتالی سازمان‌ها را بازتعریف می‌کند و شما را قادر می‌سازد هنگام انتخاب پلت فرم ایده آل برای نیازهای مدیریت اسناد سازمان، تصمیم آگاهانه بگیرید.

مطالب مرتبط:

8 کاربرد برتر هوش مصنوعی 2024

استفاده از هوش مصنوعی در بازاریابی دیجیتال

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect یک راه حل نرم افزاری قدرتمند برای ضبط اسناد و تشخیص کاراکتر نوری (OCR) است که فرآیند ضبط، پردازش و توزیع اسناد از منابع مختلف را ساده می‌کند. این نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که با پشتیبانی از انواع مختلفی از انواع اسناد و منابع، مانند درایورهای چاپگر، پوشه‌ها، مرورگرهای وب و سیستم‌های ایمیل، یکپارچه با جریان‌های کاری موجود باشد.

DeskConnect با استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، فرآیند جمع‌آوری داده‌ها را با شناسایی و استخراج اطلاعات مرتبط از اسناد، خودکار می‌کند. این ویژگی نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و در زمان صرفه جویی می‌کند و خطر خطا را به حداقل می‌رساند. قابلیت‌های پیشرفته OCR این نرم افزار دقت بالایی را هنگام پردازش اسناد شطرنجی تضمین می‌کند و آن را به انتخابی مطمئن برای مشاغلی که با انواع فرمت‌های اسناد سر و کار دارند تبدیل می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی FabSoft DeskConnect:

• پشتیبانی اسناد همه کاره: درایوهای چاپ، پوشه ها، مرورگرهای وب، سیستم‌های ایمیل و موارد دیگر را در خود جای می‌دهد.
• استخراج هوشمند داده‌ها: هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی را برای شناسایی و استخراج خودکار داده‌ها از اسناد اهرم می‌کند.
• عملکرد OCR برتر: دقت پیشرو در صنعت را برای اسناد شطرنجی ارائه می‌دهد.
• توزیع ساده سند: ضبط و توزیع اسناد را به صورت خودکار در راه‌حل‌های ابری یا درون محل، از جمله Microsoft OneDrive، SharePoint و Power Apps انجام می‌دهد.
• API قابل تنظیم: یک API کاربرپسند ارائه می‌دهد که به افزونه‌ها اجازه می‌دهد تحویل اسناد را کنترل کنند و اقدامات و روش‌های ارسال را خودکار کنند.
• اقدامات امنیتی قوی: ویژگی‌های امنیتی سطح بالا را برای محافظت از محرمانه بودن اسناد و محدود کردن دسترسی به کاربران مجاز اجرا می‌کند.

API کاربرپسند FabSoft DeskConnect به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا گردش‌های کاری و ادغام‌های سفارشی ایجاد کنند و فرآیندهای پردازش اسناد و استخراج داده‌ها را بیشتر بهینه کنند. اقدامات امنیتی قوی نرم افزار تضمین می‌کند که اسناد حساس خصوصی باقی می‌مانند و فقط توسط پرسنل مجاز قابل دسترسی هستند.

اگر برای تلاش‌های بازاریابی خود به ابزارهای هوش مصنوعی نیاز دارید؛ می‌توانید پست وبلاگ ما کاربردهای هوش مصنوعی در بازاریابی را بخوانید.

2. DocuPhase

DocuPhase یک راه حل نرم افزار مدیریت اسناد جامع است که برای بهینه سازی فرآیندهای ذخیره سازی، اسکن، بازیابی و بایگانی اسناد برای مشاغل در هر اندازه طراحی شده است. این پلتفرم با ارائه ویژگی‌هایی برای مدیریت، ردیابی و تکمیل کار در حال انجام، با فراتر از قابلیت‌های یک کابینت بایگانی دیجیتال ساده، بهره‌وری را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

یکی از ویژگی‌های برجسته DocuPhase، قابلیت ضبط داده و بازیابی اسناد با هوش مصنوعی آن است. این ابزارهای هوشمند فرآیند استخراج اطلاعات مهم از اسناد مختلف و بازیابی داده‌ها از فایل‌های قدیمی را ساده می‌کنند. عملکرد مجهز به هوش مصنوعی می‌تواند اسناد چند صفحه ای را به سرعت اسکن کند تا اطلاعات مربوطه را شناسایی و استخراج کند و نیاز به جستجوهای دستی وقت گیر را از بین ببرد. علاوه بر این، قابلیت‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین این پلتفرم، مسیریابی و فهرست‌بندی خودکار فایل‌ها را امکان‌پذیر می‌کند و در زمان و تلاش ارزشمند کاربران صرفه‌جویی می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی DocuPhase:

• AI-Powered Data Capture: استخراج هوشمند اطلاعات مهم از اسناد مختلف.
• بازیابی کارآمد اسناد: بازیابی سریع و دقیق داده‌ها از فایل‌های قدیمی با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته هوش مصنوعی.
• مسیریابی و نمایه سازی خودکار فایل: هوش مصنوعی و اتوماسیون مبتنی بر یادگیری ماشین برای سازماندهی اسناد کارآمد.
• یکپارچه سازی کامل: سازگاری با پلتفرم‌های رایج مانند سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای افزایش تطبیق پذیری و کاهش مهاجرت برنامه.
• راه حل ایمن مبتنی بر ابر: رابط بصری برای ذخیره اسناد دیجیتال و حذف کاغذبازی‌های غیر ضروری.
• توابع جستجوی پیشرفته: کلید واژه و ابزارهای جستجوی قابل تنظیم برای بازیابی سریع اسناد.
• رابط کاربر پسند: نرم افزار آسان برای یادگیری با آموزش هدایت شده برای راه اندازی صاف و یکپارچه سازی گردش کار.

ماهیت سازگاری DocuPhase به آن اجازه می‌دهد تا به طور یکپارچه با دیگر پلتفرم‌های رایج مانند سیستم‌های ERP متصل شود و آن را به ابزاری همه کاره در اجرای عملیات روزانه تبدیل کند. این ادغام با کاهش زمانی که کاربران برای جابه‌جایی بین برنامه‌ها صرف می‌کنند، جریان کار را ساده می‌کند. راه حل مبتنی بر ابر نرم افزار با ارائه یک رابط امن و شهودی برای ذخیره اسناد دیجیتال به طور موثری کاغذبازی‌های غیر ضروری را حذف می‌کند.

3. Fluix

Fluix یک پلتفرم مدیریت اسناد و گردش کار متمرکز بر موبایل است که به طور خاص برای مدیریت خدمات میدانی طراحی شده است. این نرم‌افزار نوآورانه به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا اسناد و فرم‌های مهم را در یک مخزن مرکزی به‌طور ایمن ذخیره کرده و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. Fluix کار از راه دور را ساده می‌کند و کارایی کلی را با ارائه تکنسین‌ها و مدیران خدمات میدانی با دسترسی آسان به فایل‌های ضروری، حتی در مکان‌هایی با اتصال اینترنت محدود یا بدون اتصال، افزایش می‌دهد.

یکی از ویژگی‌های کلیدی Fluix گردش کار سفارشی است که ارتباط موثر و مسئولیت پذیری را در بین اعضای تیم تشویق می‌کند. این پلتفرم به‌روزرسانی‌ها و اعلان‌های بی‌درنگ را برای وظایف جدید، تغییرات یا پیام‌های مهم ارائه می‌کند و همه ذینفعان را مطلع و همسو نگه می‌دارد. قابلیت‌های مسیریابی و نمایه سازی خودکار فایل Fluix به طور قابل توجهی تلاش دستی را کاهش می‌دهد و به کسب و کارها اجازه می‌دهد گردش کار را بهینه کنند و کارایی را افزایش دهند.

ویژگی‌های کلیدی Fluix:

• Mobile-First Design: بهینه‌سازی شده برای مدیریت خدمات میدانی، ارائه ذخیره‌سازی امن اسناد و دسترسی در حال حرکت.
• مخزن اسناد مرکزی: یک مکان واحد و به راحتی برای اسناد مهم میدانی فراهم می‌کند.
• گردش کار سفارشی: ارتباط و مسئولیت پذیری را در بین اعضای تیم از طریق به روز رسانی‌ها و اعلان‌ها در زمان واقعی آسان می‌کند.
• یکپارچه سازی کامل: سازگار با پلتفرم‌‌های رایج مانند سیستم های ERP، ساده کردن عملیات روزانه و به حداقل رساندن سوئیچینگ برنامه.
• فناوری OCR: از تشخیص کاراکتر نوری برای تبدیل دقیق تصاویر متنی به متن کدگذاری شده توسط ماشین پشتیبانی می‌کند.
• ویژگی چت هوش مصنوعی: با پشتیبانی از ChatGPT، جستجوهای دستی را با ارائه دسترسی فوری به اطلاعات مربوط به سند حذف می‌کند.
• تنظیم کاربر پسند: پیکربندی آسان ویژگی OpenAI Chat در Document Companion.

معماری سازگار با یکپارچه سازی Fluix به آن اجازه می‌دهد تا به طور یکپارچه با دیگر پلتفرم‌های رایج مانند سیستم‌های ERP ارتباط برقرار کند. این ادغام به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا عملیات روزانه را با کارایی بیشتری انجام دهند و زمان صرف شده برای جابجایی بین برنامه‌ها را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، Fluix از فناوری OCR پشتیبانی می‌کند و اطمینان می‌دهد که داده‌های ارسال شده به ویژگی چت هوش مصنوعی دقیق و جامع برای تجزیه و تحلیل دقیق هستند.

4. M Files

M-Files یک پلتفرم مدیریت اطلاعات هوشمند است که رویکردی هوشمندانه برای مدیریت محتوا در طول چرخه عمر خود ارائه می‌دهد. M-Files با اتصال یکپارچه محتوا و استفاده از اتوماسیون هوشمند، کارکنان دانش را قادر می‌سازد تا با ارائه اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب، بهره وری بیشتری داشته باشند.

این پلتفرم دیدی جامع از محتوا در سراسر سازمان را بدون نیاز به مهاجرت پیچیده و پرهزینه به یک مخزن ارائه می‌دهد. راه حل مدیریت اسناد دیجیتال M-Files دارای قابلیت‌های جستجو و بازیابی قدرتمندی است که به کاربران امکان می‌دهد اسناد را بدون اتلاف وقت برای جستجوی فایل‌های نابجا یا مشکل در به خاطر سپردن مکان ذخیره شده، به سرعت و به راحتی پیدا کنند. این پلتفرم همچنین با ارائه الگوها، نامگذاری و ذخیره آسان توابع، و توانایی کشف اسناد محرمانه و داده‌های تاریک از طریق فناوری مبتنی بر هوش مصنوعی، ایجاد سند را ساده می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی M-Files:

• مدیریت هوشمند اطلاعات: محتوای متصل و اتوماسیون هوشمند را برای افزایش بهره وری و ارائه نمای 360 درجه از محتوا ترکیب می‌کند.
• جستجو و بازیابی سریع: با اجازه دادن به کاربران برای یافتن سریع و آسان اسناد، در زمان و تلاش صرفه جویی می‌کند.
• ایجاد سند ساده شده است: الگوها امکان نامگذاری و ذخیره آسان اسناد، کشف اسناد محرمانه و داده‌های تاریک را فراهم می‌کنند.
• انطباق و امنیت خودکار: انطباق با سیاست‌ها و مقررات شرکت را تضمین می‌کند و امنیت داده‌ها را از طریق حقوق دسترسی و رمزگذاری تضمین می‌کند.
• همکاری بدون درز: به اسناد اجازه می‌دهد تا به طور همزمان با هم نویسندگی، اظهار نظر و حاشیه نویسی شوند.
• ادغام با ابزارهای محبوب: ادغام با تیم‌های مایکروسافت، Salesforce، SharePoint، Outlook و سایر برنامه‌های کاربردی رایج را ارائه می‌دهد.
• فرآیندهای فعال شده با هوش مصنوعی: از هوش مصنوعی مانند M-Files Aino برای سازماندهی اطلاعات، درک محتوای سند و تعامل با اطلاعات با استفاده از زبان طبیعی استفاده می‌کند.

قابلیت‌های اتوماسیون M-Files انطباق با خط‌مشی‌ها و مقررات شرکت را تسهیل می‌کند، امنیت داده‌ها را از طریق حقوق دسترسی دقیق و رمزگذاری در سطح سازمانی تضمین می‌کند، و همکاری ساده را با نوشتن همزمان، اظهار نظر و حاشیه‌نویسی اسناد امکان‌پذیر می‌سازد. M-Files که بر روی یک پلت فرم بسیار قابل تنظیم ساخته شده است، می‌تواند به راحتی برای رفع نیازهای تجاری خاص از طریق API‌ها، قالب‌های راه حل، و افزونه‌های شخص ثالث سفارشی شود.

5. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint یک پلت فرم همکاری و مدیریت اسناد قدرتمند است که وقتی با فناوری‌های هوش مصنوعی ادغام می‌شود، گردش کار را تغییر می‌دهد، همکاری را بهبود می‌بخشد و بهره‌وری را برای سازمان‌ها افزایش می‌دهد. با گنجاندن قابلیت‌های هوش مصنوعی در شیرپوینت، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیندها را خودکار کنند، مدیریت اسناد را ساده‌تر کنند، عملکرد جستجو را بهبود بخشند و بینش‌های ارزشمندی از داده‌ها به دست آورند.

هوش مصنوعی شیرپوینت کارمندان را قادر می‌سازد تا هوشمندتر و سریع‌تر کار کنند، کار دستی را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. این پلتفرم مزایای مختلفی از جمله مدیریت هوشمند اسناد، اتوماسیون گردش کار، یکپارچه سازی ربات چت و تجزیه و تحلیل پیش بینی را ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا عملیات خود را بهینه کنند، همکاری را بهبود بخشند و در محیط امروزی رقابتی بمانند. SharePoint Premium، پلتفرم مدیریت محتوای پیشرفته و تجربه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با ایجاد هوش مصنوعی، اتوماسیون و امنیت بیشتر برای تجارب محتوا، پردازش و حاکمیت، محتوای مهم را در طول چرخه عمر خود مدیریت و از آن محافظت کنند.

ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت AI:

• مدیریت هوشمند اسناد: پردازش اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی به طور خودکار اطلاعات را در اسناد طبقه بندی، استخراج و برچسب گذاری می‌کند، که منجر به افزایش کارایی و ساده سازی گردش کار می‌شود.
• اتوماسیون گردش کار: اتوماسیون گردش کار با هوش مصنوعی داده‌های تاریخی را تجزیه و تحلیل می‌کند، از تصمیم‌های گذشته درس می‌گیرد و انتخاب‌های هوشمندانه‌ای در خودکارسازی وظایف و مسیریابی اسناد انجام می‌دهد.
• یکپارچه سازی ربات‌های چت: چت ربات‌های مجهز به هوش مصنوعی که با شیرپوینت ادغام شده‌اند به کارمندان اجازه می‌دهد تا از طریق زبان طبیعی با سیستم تعامل داشته باشند و پاسخ‌های فوری و پشتیبانی ارائه دهند.
• تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده: از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه بینش‌های ارزشمند استفاده می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و از منحنی جلوتر بمانند.
• مدیریت محتوای پیشرفته: هوش مصنوعی، اتوماسیون و امنیت افزوده شده به تجربیات محتوا، پردازش و حاکمیت به سازمان ها کمک می‌کند تا محتوای مهم را در طول چرخه حیات خود مدیریت و از آن محافظت کنند.
• راه حل‌های اسناد با ارزش بالا: راه حل‌هایی را برای کار با اسناد با ارزش بالا مانند قراردادها، اظهارنامه‌ها، سفارش‌ها، فاکتورها ارائه می‌دهد.

قابلیت‌های هوشمند مدیریت اسناد شیرپوینت AI، طبقه‌بندی، استخراج و برچسب‌گذاری خودکار اطلاعات در اسناد را امکان‌پذیر می‌کند، کارایی را افزایش می‌دهد و گردش کار را ساده می‌کند. قابلیت‌های تحلیل پیش‌بینی‌کننده این پلتفرم از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه بینش‌های ارزشمند استفاده می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و از منحنی جلوتر بمانند.

گردش کار خود را با راهکارهای مدیریت اسناد هوش مصنوعی ساده کنید

در محیط تجاری پرشتاب امروزی، راه حل‌های مدیریت اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی به ابزارهای ضروری برای سازمان‌هایی تبدیل شده‌اند که به دنبال ساده سازی گردش کار، بهبود همکاری و افزایش بهره وری هستند. راه‌حل‌های مدیریت اسناد هوش مصنوعی که در این مقاله مورد بحث قرار گرفته‌اند، طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را ارائه می‌دهند که برای رفع نیازهای مختلف کسب‌وکار طراحی شده‌اند.

از طبقه‌بندی و استخراج اسناد هوشمند گرفته تا یکپارچه‌سازی یکپارچه با گردش‌های کاری موجود، این ابزارها از قدرت هوش مصنوعی برای ساده‌سازی ایجاد، ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد تجاری مهم استفاده می‌کنند. این راه حل‌ها با خودکارسازی فرآیندهای دستی، بهبود عملکرد جستجو و ارائه بینش‌های ارزشمند، سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا عملیات خود را بهینه کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و تصمیم گیری بهتری را هدایت کنند.